Ако работите в областта на управлението на проекти, вероятно в даден момент сте си мислили, че Word е добър само за писане на дълги документи и почти нищо друго. Въпреки това, с малко познания, Word може да се превърне в команден център за вашите проектикъдето планирате, проследявате, записвате инциденти и подготвяте официални доклади, без да напускате среда, която вече познавате много добре.
Идеята е да се извлече максимална полза от шаблони, таблици, формуляри и структурирани изгледи така че документът да престане да бъде просто обикновен текст и да започне да функционира като контролен панел. А ако комбинирате Word с други инструменти (Excel, Google Sheets, платформи като Smartsheet, EdrawMax или дори InfoPath), можете да направите още една крачка напред: да автоматизирате част от проследяването, да генерирате визуални панели, интерактивни флипбукове и табла с ключови индикатори за проекта.
Защо си струва да използвате Word като проектна дъска?
В много компании, особено в малките и средни предприятия или силно регулираните корпоративни среди, Словото вече е интегрирано в ежедневиетоВсички го използват; той е част от Office 365 и се вписва безпроблемно в работните процеси за одобряване, преглед и архивиране на документи. Използването му като табло за проекти намалява допълнителните разходи за лицензиране и елиминира необходимостта от обучение на екипа за работа с друг софтуер.
Когато конвертирате Word в панела на проекта си, можете да се консолидират задачи, отговорности, крайни срокове, инциденти, рискове и решения в един документЗабравяте за типичното разпръскване на информация между имейли, разхвърляни бележки, несвързани електронни таблици и презентации, които се забравят в папка.
Освен това, документите на Word се интегрират безпроблемно с други формати в пакета: Можете да вграждате диаграми на Excel, таблици за проследяване на връзки, експортиране в PDF за официално разпространение или за комбинирането му с SharePoint или други хранилища на документи, за да имате контрол върху версиите и разрешенията.
За организации с формални процеси, правни отдели или изисквания за одит, Документ на Word, структуриран като проектна дъска, се вписва по-добре във вътрешните схеми Това е повече от просто уеб-базиран инструмент. Коментарите, маркировките за редакция, версиите на документи и подписите се управляват по начин, който е много познат на всички.
Ако искате и по-модерна презентация, можете да вземете това съдържание от Word и да го използвате като основа. платформи, които генерират флипбукове, анимации и интерактивна графикаПо този начин можете да представите същите данни, които използвате за управление на ежедневните операции, визуално за ръководството, клиентите или вътрешното обучение.
Дизайн на Word като контролен панел за проекти
Номерът не е да отворите празен документ и да започнете да пишете, а да проектирайте добре обмислена структура на шаблона които можете да използвате повторно във всички ваши проекти. Този шаблон би трябвало да отговаря на типичните нужди за планиране, изпълнение и проследяване, без да се превръща в неуправляемо чудовище.
Много практична структура е разделянето на документа на Ясни блокове: общ преглед, планиране, изпълнение, мониторинг и приключванеВъв всеки блок се използват таблици, списъци и кратки резюмета, за да се улесни намирането на информацията, дори за някой, който отваря файла за първи път.
В първите няколко страници, запазването на място като „оперативно прикритие“ често работи много добре, с Общ преглед на проекта: име, цел, спонсор, ръководител на проекта, ключови дати, общо състояние и ключови показателиТози първоначален контролен панел действа като вътрешно обобщение, без да е необходимо да се навлиза в подробности.
От този общ поглед, всеки раздел навлиза в повече подробности: списъци със задачи, график, управление на риска, дневник на инцидентите, план за комуникация, бюджет и свързана документацияWord предоставя стилове за заглавия, номериране и комбинирани таблици, които, когато се използват правилно, създават чиста и лесна за навигиране структура.
След като имате изпипан основен документ, Запазете го като шаблон на Word (DOTX формат). По този начин, всеки път, когато започвате нов проект, отваряте този шаблон, попълвате конкретни данни и поддържате последователен начин на работа в цялата организация.
В компании със зрели процеси е възможно дори Свържете този шаблон с вътрешен работен процесСъздава се в началото на проекта, актуализира се на всяка последваща среща, служи като основа за отчети за състоянието и се архивира при приключване като историческа справка и подкрепа за одити.
Запис на инциденти и рискове в документа
Критичен компонент на всеки ръководител на проекти е систематично наблюдение на проблеми, рискове и блокажиВ Word можете перфектно да възпроизведете еквивалента на типични електронни таблици за инциденти, но с по-документиран и организиран подход.
Обичайната практика е да се създаде специална таблица за дневник на инциденти по проектакъдето записвате: идентификационен номер, подробно описание, отговорна страна, статус, приоритет, дата на започване, дата на приключване и бележки по решението. С тези полета можете да анализирате кои проблеми са заседнали, кой трябва да предприеме действия и колко време отнема разрешаването им.
Препоръчително е тази таблица ясно да разграничава статуса на всеки запис, например чрез използване на колони за „Отворено / В процес на изпълнение / Затворено“ или по-подробен списък със статуси (нов, в процес на проверка, очакващ проверка от трета страна, решен без действие и др.). Това осигурява прозрачност на екипа и улеснява подготовката на последващи срещи.
Въпреки че Word не е Excel, Добре форматираните таблици са много лесни за четене. и позволяват бързо ръчно филтриране. Ако имате нужда от по-подробна статистика (общо по приоритет, средно време за разрешаване, инциденти по фаза), можете да експортирате или копирате тези данни в Excel и да създадете динамични диаграми, обобщаващи таблици и табла за управление които след това импортирате обратно в отчета на Word като вградени диаграми.
Как трябва да изглежда един ефективен шаблон за инцидент?
За да сте сигурни, че дъската ви в Word не е просто обикновен списък, Шаблонът за инциденти трябва да улеснява както ежедневното наблюдение, така и цялостния анализ.Това се постига чрез добавяне на някои допълнителни елементи към типичната таблица със записи.
Например, много е полезно да се резервира място в началото на секцията за инциденти за малки показатели за общите стойности по щати: брой отворени, в процес на разработка, затворени през периода, отворени отново и др. Тези данни могат да бъдат получени от вмъкната диаграма в Excel или от кратка обобщаваща таблица, която актуализирате при всеки преглед.
По подобен начин си струва да се подчертае общо по приоритет (критичен, висок, среден, нисък)Този бърз преглед помага на срещите да се фокусират върху това, което наистина може да застраши проекта, и да се избегне загубата на време за по-маловажни проблеми, докато има големи пожари за гасене.
Друга важна област е обяснение на приложената резолюция и, където е приложимо, превантивни действия или извлечени поуки. С течение на времето тези описания в крайна сметка формират малка база знания което избягва преоткриването на топлата вода, когато проблемът се появи отново.
Ако вашата организация работи със стандарти за качество или формални методологии, можете да адаптирате таблицата, за да включите полета като очаквано въздействие, вероятност за възникване, лице, отговорно за одобрението, препратка към вътрешни процедури или кодове за рискПо този начин, един и същ Word документ отговаря на изискванията за одит и служи като оперативен инструмент.
От статичен документ към интелигентен формуляр с InfoPath
Когато искате да направите още една крачка напред и да направите документа си нещо повече от просто текст и таблици, можете да разчитате на InfoPath за конвертиране на Word документи в шаблони за формуляри по-интелигентни, особено в класически среди на Microsoft.
С помощта на съветника за импортиране на InfoPath имате няколко опции: импортирайте само визуалния дизайн на документаза да запазите оформлението без полетата на формуляра; или импортирайте дизайна и полетата, като използвате конвертирането по подразбиране, за да трансформирате текстовите полета, квадратчетата за отметка и падащите списъци в напълно функционални контроли за формуляри на InfoPath.
Можете също да изберете персонализирано преобразуване, при което, освен че се спазва оригиналният дизайн на Word, Вие конфигурирате как се откриват и преобразуват определени елементиНапример, можете да решите полетата на формуляри на Word автоматично да се конвертират в еквивалентни контроли на InfoPath, които Таблиците с повтарящи се редове стават разширяеми таблициили че редовете с подчертан текст като „празни пространства“ се интерпретират като текстови полета за попълване.
Сред тези разширени опции, InfoPath ви позволява да конвертирате различни области от вашия шаблон в текстови полета: подчертани празни области, интервали след двоеточие, празни клетки в таблица с рамки, клетки, съдържащи етикети, или интервали в квадратни скобиВъв всички тези случаи резултатът е шаблон на формуляр, който може да се попълва по структуриран начин, вместо да се пише на ръка върху дизайна.
По същия начин, Обикновените интервали или подчертаванията в скобите могат да бъдат трансформирани в квадратчета за отметкаИдеално за контролни списъци, RACI матрици, списъци за контрол на доставките или формуляри за одобрение. Тази комбинация от дизайн на Word и логика на формуляри на InfoPath умножава капацитета на вашите документи да функционират като истински хранилища за данни за проекти.
Какво точно е план на проекта и какво трябва да включва?
Освен инструмента, a Планът на проекта е централният документ, който определя обхвата, съгласува заинтересованите страни и служи като ръководство през целия жизнен цикъл.Това не е просто календар с дати: това е пълната пътна карта за това какво ще се прави, защо, как, с кого и при какви условия.
Един добър план на проекта отговаря най-малко на четири основни въпроса: Защо се стартира проектът (проблем или възможност), какво трябва да се постигне (цели и резултати), кой участва (роли и отговорности) и кога трябва да бъде завършен (етапи и крайни срокове)Оттам нататък се описват подробно допусканията, ограниченията, рисковете и критериите за успех.
Като минимум, всеки план трябва да включва Едностранично резюме, ясни цели, етапи, резултати, прогнозен график, потенциални рискове и преглед на бюджетаТова се допълва от други ключови раздели: целева аудитория, комуникационен план, стратегия за оценка и евентуални планове за действие при извънредни ситуации.
На практика това се изразява в раздели като: Цели на проекта и как ще се измерва тяхното постигане, описание на засегнатата аудитория или краен потребител, разбивка на задачите и основни резултати с приблизителни срокове, каталог на необходимите ресурси (човешки, материални, технологични), анализ на риска и мерки за смекчаване, списък с ключови етапи, общ график и подробности за разходите.
Целта на този документ далеч надхвърля „да имаш нещо, което да научиш“. Служи за съгласуване на очакванията, установяване на комуникационна рамка, наблюдение на напредъка и управление на рисковетеОсвен това, той служи като отправна точка за предоговаряне на крайни срокове, бюджет или обхват, когато реалността се промени (което почти винаги се случва).
Сред предимствата му бих откроил: По-добра комуникация между заинтересованите страни, по-голяма прозрачност по отношение на приоритетите и отговорностите и ниво на организация, което налага отчитане на зависимостите, сроковете и действителния капацитет на екипаТова не елиминира проблемите, но много помага за разумното им управление.
Процесът на планиране стъпка по стъпка
Фазата на планиране не е попълване на шаблон по задължение, а съзнателно да преминете през всички ключови решения по даден проектТози процес обикновено е структуриран на няколко етапа, които можете да документирате в Word, използвайки таблици, номерирани списъци и импортирани диаграми.
Първо идва концепция и начална фазадефинирайте целта на проекта, неговата обосновка, очакваните резултати и скица на това как се предвижда да се подходи към него. След това, пътна карта на високо ниво, като се поставят основните дейности и резултати в приблизителен календар.
Следните са посочени по-подробно: конкретни очаквани резултати от проекта (отчети, продукти, функционалности, обучение, инфраструктура и др.) и етапите, които ще отбележат важните контролни точки: решения за „продължаване или непродължаване“, одобрение на фазата, пускане на версията и други.
Въз основа на това, a предварителен бюджет, който разпределя ресурсите и разходите по дейностивинаги се опитвайте да се придържате към разумен лимит на разходите. Това е от решаващо значение, за да се осигури постоянен финансов мониторинг и да се предотврати проектът да излезе извън контрол, без никой да го забележи.
Успоредно с това се прави и изборът на екип, който ще извърши работатаРегионални мениджъри, ключови техници, външни доставчици и всякакви други необходими профили. Това разпределение може да бъде документирано с помощта на RACI матрици или списъци с отговорности, които са много лесни за представяне в таблици на Word.
Друг фундаментален етап е оценка на потенциалните рисковеЗакъснения, проблеми с качеството, зависимости от трети страни, регулаторни промени, технически ограничения и др. За всеки риск се записва оценка (въздействие и вероятност) и се определят превантивни мерки и планове за реагиране, които могат да варират от времеви или бюджетни резерви до алтернативни стратегии.
След като всичко това е дефинирано, е време да продължим напред. споделете го с другите актьориСпонсори, клиенти, екип по проекта и външна поддръжка. Тук е мястото, където добре структурираният Word документ с автоматично съдържание и ясни раздели блести като инструмент за комуникация.
След като бъдат постигнати споразумения относно обхвата, сроковете, бюджета и методите на работа, Проектът е готов за стартиранеОт този момент нататък планът престава да бъде статичен и се превръща в жив документ: той се актуализира, промените се отбелязват и се използва като непрекъсната справка.
Шаблони за управление на проекти в Excel, Word и Google Sheets
Въпреки че тук се фокусираме върху Word като табло за управление, Шаблоните за управление на проекти в Excel и Google Sheets остават фантастично допълнение.особено когато имате нужда от автоматизирани изчисления, графики и табла за управление, без да плащате за скъп софтуер.
Шаблонът за управление на проекти, във всеки формат, не е нищо повече от предварително конфигурирана рамка, която ви принуждава да събирате ключова информация по организиран начинТе обикновено се представят като електронни таблици, диаграми, контролни списъци или табла за управление, а целта им е да намалят повтарящата се работа, за да можете да се съсредоточите върху управлението, а не върху проектирането.
Някои от най-често срещаните шаблони покриват много различни нужди: Диаграми на Гант, Канбан дъски, диаграми на проекти, пътни карти, RACI матрици, планиращи спринтове, KPI табла или инструменти за проследяване на проблемиПочти всички тези структури могат да бъдат „пренесени“ в Word като таблици и информационни схеми, въпреки че автоматичните изчисления се изпълняват в електронна таблица.
Общите характеристики на тези шаблони включват: полета за списъци със задачи, срокове, проследяване на ресурси, бюджетен контрол, етапи, управление на риска и наблюдение на напредъкаСлоят за сътрудничество обикновено се предоставя от версии в Google Sheets или облачни решения, които позволяват редактиране от много потребители в реално време.
Примери за полезни шаблони и диаграми за вашите проекти
Има много подробни каталози на Готови за употреба шаблони за управление на проекти в Excel, Word и PowerPoint които можете да използвате като вдъхновение за създаване на вашата дъска в Word. Например, графици на проекти с интегрирани диаграми на Гант, които показват през даден месец кои задачи се изпълняват, кой участва и каква обратна връзка се събира.
Вие също ще намерите Графици на проекта с етапи като разработване на концепция, проектиране, детайлиране и тестванеполезни за визуализиране на цяла година работа. Друго семейство шаблони са тези, които представят Класически фази на проекта: иницииране, планиране, изпълнение, контрол и приключване, придружени от ключови показатели за всеки етап за измерване на ефективността.
Други структури разделят жизнения цикъл на алтернативни стъпки (концепция, дефиниране, стартиране, изпълнение, завършване) с KPI, присвоени на всяка фазаТова ви позволява да видите с един поглед къде сте на прав път и къде просто се справяте. Диаграмите на Гант за пет седмици с множество задачи и дейности са особено полезни за по-малки проекти или за илюстриране на работни планове в презентации.
на структури за разпределение на работата (WBS) Те предлагат йерархичен изглед: проектът е най-отгоре, основните задачи са отдолу и оттам се разделят на подзадачи и работни пакети. Те са идеални за изясняване на „какво“, преди да се обсъди „кога“. Диаграмите на приоритет, от друга страна, Те показват потока от задачи с техните зависимости, много полезен в проекти за електронно обучение, разработване на софтуер или внедряване на системи.
Друг интересен шаблон е план за комуникация по проектаТози план определя кои заинтересовани страни получават какъв тип информация, колко често, по кой канал и кой е отговорен за изпращането ѝ. Този тип структура работи перфектно в Word, използвайки ясни таблици и кратки бележки.
Съществуват и специфични модели за Управление на строителни проекти, кръгови диаграми на етапите на проекта (планиране, разпределение на ресурси, дефиниране на роли, управление на риска, изпълнение) и много други. Идеята е всяка от тези диаграми да може да бъде включена във вашия Word документ с помощта на вградени изображения, таблици или диаграми.
Персонализирайте диаграми и потоци с EdrawMax
Ако имате нужда от по-сложни диаграми от основните на Office, инструменти като Wondershare EdrawMax предлага много мощна среда за проектиране и персонализиране на диаграми за управление на проекти.След това можете да ги експортирате като изображения или PDF файлове и лесно да ги интегрирате във вашия Word документ.
Типичният работен процес включва инсталиране на EdrawMax, Изберете категория проект или шаблон от вашата общност и го адаптирайте към вашите нужди.Можете да започнете от диаграми на Гант, пътни карти, WBS, мрежи с приоритети или комуникационни диаграми и да променяте текстове, цветове и символи просто като щракнете и плъзнете.
След като имате диаграмата в стил, който отговаря на вашата марка, Запазвате го и го експортирате в предпочитания от вас формат.След това го вмъквате в Word в съответния раздел на таблото за управление (планиране, рискове, комуникация и др.). По този начин Word остава вашият основен документ, но е подкрепен от професионално генерирани диаграми.
EdrawMax включва и функции на Оформление, подпомогнато от изкуствен интелект, стотици шаблони, библиотеки с икони и символии възможността за работа както онлайн, така и офлайн. Това го прави чудесен спътник, когато искате документите ви по проекта да имат превъзходно визуално качество, като същевременно остават редактируеми.
Готови за изтегляне шаблони в Excel и Google Таблици
Някои доставчици пакетират Обширна колекция от шаблони за управление на проекти в Excel и Google Sheets така че можете да започнете да планирате и проследявате, без да изграждате нищо от нулата.
Сред тези шаблони се открояват следните: Диаграма на Гант с интегрирано табло за управление, който генерира графика на времевата линия от списък със задачи; дъски Канбан в електронна таблица за гъвкава работа; автоматични създатели на блок -схеми които превръщат списъци с дейности в начертани процеси; стратегически пътни карти с етапи и времеви разделения; планове на проекти, които генерират обобщени изгледи и диаграми на Гант; плановици за спринтове за agile екипи със записи на изоставане, ретроспективи и табла за управление.
Има и шаблони за Харта на проекта способни да управляват няколко инициативи едновременно, планове за действие, които разделят целите на конкретни задачи с отговорници и дати, RACI матрици, които разпределят отговорностите за всяка дейност, KPI табла с предварително предварително определени показатели, списъци със задачи за екипа по месеци, матрици за приоритизиране като RICE или Eisenhower, проследяване на инциденти на един лист, матрици за приоритет на действията и генератори на PERT диаграми.
Повечето от тях споделят няколко предимства: Незабавно изтегляне, формати за печат, пълна персонализация и версии както в Excel, така и в Google SheetsАко сте напреднал потребител, можете да вземете логическата структура на тези шаблони и да я възпроизведете в Word, използвайки таблици, като при необходимост използвате препратки към оригиналния лист за изчисления и графики.
Шаблони, съобразени със стандартите на PMBOK и методологиите на PM2
Ако търсите по-формален подход, има специфични компилации от шаблони за управление на проекти, съобразени със стандарта PMI PMBOKкакто и с методологията PM2 на Европейската комисия. Тези шаблони обхващат почти всички документи, споменати в ръководствата: устави, планове за управление на обхвата, графици, разходи, качество, ресурси, комуникации, рискове, обществени поръчки, заинтересовани страни и други.
Много от тези шаблони се предлагат във формат Word, така че Те се вписват естествено във вашата идея да превърнете Word в проектен мениджър.Те обикновено включват раздели и подраздели, които вече са проектирани да отговарят на най-добрите практики на стандарта, така че е необходимо само да ги адаптирате към реалността на вашата организация.
От друга страна, методологията PM2 предлага шаблони за документи на няколко езика (включително испански) За управление на проекти в европейски контекст, което можете да интегрирате и като секции от основното си табло за управление: протоколи от срещи, регистрационни файлове за проблеми, регистрационни файлове за промени, отчети за състоянието и др.
Таблици, формуляри и събиране на данни, всичко това в Word
Друг практичен подход за използване на Word като „псевдосистема“ за управление е възползвайте се от формуляри и полета за попълване в самия документ.С раздела за разработчици, контролите за съдържание и малко дизайн можете да създавате раздели, които екипът попълва еднакво.
Помислете например за вътрешни формуляри За да заявите поддръжка, да поискате отчети или да регистрирате нови инциденти, можете да включите текстови полета за име, фирма, имейл, телефонен номер и град, падащи менюта за избор на типа заявка, квадратчета за отметка, за да посочите нивото на спешност, и полета за коментари, за да предоставите подробности за ситуацията.
За да се сведат до минимум грешките, е добре да се попълнят определени полета с кратки съобщения за валидиране, като например „имейл адресите не съвпадат, моля, проверете“Въпреки че стриктният контрол (като например автоматични проверки за форматиране на имейли) е по-лесен за прилагане в уеб приложения, отколкото в Word, ясните инструкции все пак помагат много.
Тези формуляри могат да бъдат попълнени на ръка или на екрана, а след това, Прехвърлете съответната информация към таблиците за проследяване на задачи или инцидентиМожете дори да подготвите стандартно благодарствено съобщение за изпратената информация, за да затворите комуникационния цикъл с вътрешния или външния потребител.
Представяне, търсене и достъп до информация за проекта
Когато документите ви започнат да растат, е изключително важно да помислите за как хората ще се ориентират в дъската на проектаПроект с определен размер може да се окаже с десетки страници, така че индексът и заглавията престават да бъдат украшение и се превръщат в основен инструмент.
Word ви позволява да генерирате автоматично индексиране от стилове на заглавияСледователно е във ваш интерес да бъдете дисциплинирани, като използвате Заглавие 1, Заглавие 2 и т.н. По този начин всеки член на екипа може да премине директно към секцията със задачи, дневника на инцидентите или плана за управление на риска, без да губи време в превъртане.
В среди с интранет мрежи или системи за управление на документи, Word файловете (или техните PDF версии) често са интегрирани с вътрешни търсачки и метаданниЕто защо е препоръчително да се обърне внимание на заглавието на документа, полетата за свойства (автор, тема, ключови думи) и да се поддържа последователна структура във всички проекти, така че търсенето да е лесно.
Ако таблото се споделя онлайн като вграден PDF файл или документ за изтегляне, то може да бъде допълнено с полета за търсене в интранета или връзки към свързано съдържаниеВътрешни ръководства, методологически наръчници, допълнителни шаблони, инструкции за инструменти и др. Това помага да се гарантира, че документът не е изолиран, а по-скоро е свързан с останалата част от дигиталната екосистема.
В крайна сметка, чрез целенасочено проектиране на структурата на документа, секциите за планиране и наблюдение, дневника на инцидентите, използването на формуляри и поддръжката на външни шаблони и разширени диаграми, Word престава да бъде обикновен текстов редактор и се превръща в централна част от вашата система за управление на проектиГъвкаво, достъпно и съобразено с вашите процеси, без да са необходими големи инвестиции в нови платформи. Споделете информацията, за да могат повече хора да научат по темата.