Как да намерите файлове с помощта на Copilot в Windows

  • Търсенето обединява файлове, чатове и срещи с филтри и препоръки.
  • Бърз достъп: „Последни“, „Споделени“ и „Любими“ рационализират ежедневната ви работа.
  • Качването на файлове и Copilot в Excel разширяват анализа и контекста.
  • Поверителността и електронното разкриване на информация позволяват контрол, одит и почистване на данни.
Lorena Figueredo

12 Minutos

Намиране на файлове с Copilot

Искате ли да намерите документи, изображения или разговори, без да отваряте десет различни приложения? Copilot се интегрира с Windows и Microsoft 365, за да осигури унифицирано търсене, което проследява хора, чатове, срещи, файлове и други. С интелигентни препоръки, скорошни преглеждания и прецизни филтри можете да се върнете към това, което сте правили, за секунди, без да губите фокус.

В това ръководство обяснявам стъпка по стъпка как да намерите файлове с Copilot в Windows и ви показвам и разширени опции. Като филтриране по източник или собственик, панел за бърз достъп, автоматични препоръки, качване на файлове за анализ в чат, контроли за поверителност и дори търсене и изтриване на данни, свързани с Copilot, чрез eDiscovery и Microsoft Graph. Всичко това с практичен подход, който можете да приложите в ежедневната си работа.

Търсене с Copilot в приложението Microsoft 365

Началната точка за намиране на файлове с Copilot е в приложението Microsoft 365 Copilot., където функцията за търсене централизира хора, разговори, срещи и документи, свързани с вас. Оттук ще виждате и персонализирани предложения и пряк път до неща, които наскоро сте използвали или споделили с вас.

За да започнете търсене, отворете приложението Microsoft 365 Copilot и изберете Търсене в навигационния екран.Въведете заявката си в полето за търсене и изберете незабавен резултат или докоснете бутона >, за да видите по-подробни съвпадения. Copilot събира резултати от различни източници във вашата организация и ги представя в унифициран формат.

Интегрираното търсене не е ограничено само до документи на OfficeТова може да включва и изображения, съобщения, сайтове на SharePoint и съдържание от други свързани приложения. Например, ако си спомняте, че някой е споделил документ за проследяване на грешки с вас, просто въведете част от заглавието или подходящи ключови думи, за да го извлечете незабавно.

Предимства и филтри за търсене

Най-голямото предимство на търсенето на Copilot е, че то съчетава широк обхват с прецизност благодарение на филтрите.Ако получите твърде много резултати, стеснете обхвата по тип елемент – файлове, контакти, срещи, чатове и други – докато не остане само това, което е от значение за вашата задача.

Освен това, Copilot показва готови за употреба препоръки и обобщения.Ще видите предложени файлове и резюмета на срещи с идеи за по-нататъшна работа. Този контекст ви спестява време и ви насочва към следващата логична стъпка.

Друга ключова помощ е секцията „Последни“, който изброява какво сте отворили или променили наскоро. Връщането към документ, върху който сте работили преди няколко часа, е лесно като едно кликване, без да е необходимо да помните пътища или папки.

Бърз достъп: Последни, Споделени и Любими

В „Търсене“, областта за бърз достъп групира съдържанието ви в три много практични списъка. да се придвижваш за секунди между важните неща от ежедневието.

  • скорошенВсичко, което наскоро сте отворили или променили, за да можете да се върнете на работа, без да губите време.
  • Споделено: файлове, които колегите са споделили с вас и които често са критични за екипната работа.
  • FavoritosМаркирайте документи в самото приложение Microsoft 365 Copilot, в OneDrive или в Word/PowerPoint/Excel, за да ги имате винаги под ръка.

Трябва да сте по-конкретни в „Бърз достъп“? Приложете бързи филтри или докоснете + Ново в менюто с филтри, за да разгледате детайлите по критерии, като например Място, споделено от y ПритежаванПо този начин можете например да запазите само това, което е на конкретен сайт на SharePoint или това, което някой ви е изпратил.

Как да формулирате заявки и да отваряте резултати

Пишете естествени заявки: частично заглавие, тип файл или тема на съдържаниетоCopilot разбира търсения като „презентация за продажби за третото тримесечие“ или „изображения от събитие“. Когато се появят резултати, изберете ги, за да ги отворите директно, или докоснете стрелката >, за да видите допълнителни резултати и да прецизирате търсенето си.

  Овладейте хардуера на Logitech: създаване на сложни макроси в G Hub

Ако не сте доволни от първия опит, добавете подробности като автор, дата, формат или местоположение.Например: „Отчет за възвръщаемост на инвестициите от автора Марта в PDF формат“ или „протоколи от продуктови срещи в SharePoint“. Комбинирането на филтри и ключови думи е най-ефективният пряк път.

Препоръки и обобщения, които да ви насочат

Copilot включва пространство за препоръки с резюмета на срещи и файлове, които може да ви интересуват., плюс предложени инструкции за по-нататъшна работа. Можете да отворите препоръката или да щракнете върху известието по-долу, за да я отворите в Microsoft 365 Copilot и да разширите информацията в чат.

В този чат с Copilot можете да поискате подробности, да извлечете ключови моменти или да подготвите следващи действия. (като писане на имейл с уговорките за срещата). Това е бърз начин да преминете от „търсене“ към „действие“.

Къде се намира Copilot в изискванията за приложения и акаунт?

Copilot в приложенията на Microsoft

Ако имате абонамент за Copilot, ще видите неговия раздел в Word, Excel, PowerPoint и Outlook в уеб.С абонамент за Microsoft 365, който включва настолни приложения, Copilot ще се показва и във версиите, инсталирани на вашия компютър.

Преди всичко, уверете се, че сте влезли с правилния акаунт.За домашна употреба ви е необходим Microsoft 365 Personal или Family, или Copilot Pro. За бизнес потребители е необходим един от следните планове: Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5, F1 или F3, плюс лиценз за Microsoft 365 Copilot. За нови, незапазени файлове или файлове, съхранени локално, главен акаунт който се показва по-горе в прозореца на Microsoft 365, трябва да е лицензиран за Copilot.

Проверете и настройките си за поверителност, тъй като е възможно Copilot да е скрит, ако е деактивиран.В Windows: Файл > Акаунт > Поверителност на акаунта > Управление на настройките. Включете „Изживявания, които анализират вашето съдържание“ и под това „Всички свързани преживявания“. В Mac: Word > Предпочитания > Поверителност и включете същите две опции. Ако бяха изключени, включването им ще отключи преживяванията на Copilot в приложенията.

Още начини за работа с търсенето

Търсенето с Copilot не е просто лента за въвежданеДопълва се от препоръки, бърз достъп, разширени филтри и, най-важното, възможността за чат, за да извлечете подробности от намереното или да предприемете следващата стъпка с по-малко кликвания.

Качване на файлове в Copilot за анализ на съдържанието

Copilot ви позволява да качвате изображения или съвместими файлове директно в чата., анализирайте съдържанието му и връщайте отговори, обобщения или препоръки въз основа на съдържанието му. Идеално е, ако искате да „зададете“ документ, без да го отваряте в оригиналното му приложение.

Качените от вас файлове се съхраняват сигурно до 30 дни и се изтриват автоматично.Microsoft не използва съдържанието на файловете, които качвате в Copilot, за обучение на модели. Максималният размер на файла е 50 MB.

Поддържани форматидокументи (PDF, DOCX, XLSX, PPTX), изображения (PNG, JPEG, PJP, JFIF) и текст/преглед (TXT, TEXT, JSON, CSV, MD). С това покритие можете да работите с повечето често срещани офис материали.

  1. За да качите файл, щракнете върху иконата Отвори (+) и изберете КачванеИзберете файла от браузъра и той ще бъде добавен като прикачен файл към разговора.
  2. Напишете заявката си в чата, например: „опишете това изображение“ или „какви препоръки бихте направили въз основа на този документ?“. Можете да зададете последващи въпроси, без да качвате файла отново.

Идеи за полезни подканиСлед качване на автобиография, „Помогнете ми да напиша мотивационно писмо за позиция на младши маркетингов специалист, като подчертаете съответния ми опит.“ С доклад, „Обобщете документа с три ключови препоръки и добавете цитат в стил APA.“

  Автоматизиране на проекти в Blender: спестява часове работа

Копилот в Excel: Данни, формули и резултати

Ако работите с електронни таблици, Копилот в Excel Това е ускорител за разбиране на данни и създаване на формулиПомага ви да импортирате данни от мрежата, OneDrive или SharePoint, да маркирате информация, да сортирате и филтрирате без усилие и да генерирате или обяснявате формули въз основа на контекст.

Сред предимствата му се откроява възможността да задавате въпроси относно вашите данни. Copilot може да връща диаграми, обобщени таблици, обобщения, тенденции или отклонения. Все едно имате анализатор, седнал до вас.

Къде се намира Copilot в Excel? Можете да използвате иконата на лентата на раздела „Начало“, за да отворите идеи за разговор или чат. Ще видите и икона с блясък в избраната клетка с контекстуални бързи действия.

  1. Форматиране на данни като таблица или диапазон така че Копилотът да може да ги „разбере“.
  2. Отворете Copilot и изберете между създаване на нещо ново, предлагане на формули или формати или обобщаване на данни.Ако предпочитате, отворете чата и направете своя собствена безплатна заявка.

Поверителност: Контрол на обучението на модели

Ако влезете в Copilot с вашия акаунт в Microsoft (или акаунт на трета страна), можете да решите дали вашите разговори да се използват за обучение на генеративни модели на изкуствен интелект. които Copilot използва. Ако се откажете, вашите минали, настоящи и бъдещи разговори няма да бъдат използвани за тази цел, освен ако не промените предпочитанията си по-късно; промяната ще влезе в сила след около 30 дни.

Ако не влезете, Copilot не се обучава с вашите разговори.Също така, моля, обърнете внимание, че тази настройка не възпрепятства други употреби, описани в Декларацията за поверителност (общи подобрения на продукта, сигурност, съответствие, реклама и др.).

  • На copilot.microsoft.comпрофил > име на профил > поверителност > обучение по текстов/речев модел.
  • В Copilot за WindowsПрофил > Настройки > Поверителност > Обучение на текстов/речев модел.
  • В мобилното приложениеменю > профил > акаунт > поверителност > обучение по текстов/речев модел.

Microsoft може постепенно да разшири тези контроли до повече страни. където историята на чата в момента не се използва за обучение, винаги спазвайки местните разпоредби за поверителност.

Разширено управление: Търсене и изтриване на данни от Copilot с eDiscovery

Намиране и изтриване на данни от Copilot с eDiscovery

В корпоративни среди можете да използвате eDiscovery (Premium) и Microsoft Graph, за да търсите и изтривате потребителски съобщения и отговори на Copilot. в поддържани приложения и услуги. Това е полезно за премахване на чувствителна или неподходяща информация или за реагиране при пробиви в данните.

Необходими разрешенияЗа да създадете случай и да използвате колекции, трябва да принадлежите към групата с роли „Администратор на електронно откриване“ в портала на Microsoft Purview. За да изтриете данни, ви е необходима ролята „Търсене и изчистване“, която е включена по подразбиране в „Изследовател на данни“ и „Администриране на организацията“. Има ограничение от 100 артикула на пощенска кутия за всяка операция по изтриване, за да се ускори отговорът.

Стъпка 1: Създаване на случай

Първо, създайте случай в eDiscovery (Premium) за управление на целия процес на търсене и изчистване. Този случай ще бъде контейнерът, където ще добавите колекциите, които определят какво ще бъде преглеждано и изтривано.

Стъпка 2: Създаване на оценка за събираемост

След това създайте оценка на колекцията, която намира данните от Copilot за изтриване.Това търсене „чернова“ връща набора от кандидат-елементи. В стъпка 5 можете да изчистите върнатото от колекцията, като спазвате ограничението от елементи на местоположение.

Източници на данни и класове характеристики (съобщенията и отговорите на потребителя се съхраняват в пощенската му кутия):

  • Excel → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Excel
  • Бележки на фасилитатора с изкуствен интелект → IPM.SkypeTeams.Message.TeamCopilot.AiNotes.Teams
  • Контур → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Loop
  • Приложението на Microsoft 365 → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.M365App
  • Copilot за Bing (Microsoft 365 Copilot Чат) → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.BizChat
  • Формуляри на Microsoft → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Forms
  • OneNote → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.OneNote
  • перспектива → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Outlook
  • PowerPoint → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Powerpoint
  • SharePoint → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.SharePoint
  • Канал на Teams → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
  • Чат на екипи → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
  • Чат на Teams Copilot (Чат на Microsoft 365 Copilot) → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.BizChat
  • Среща на отборите → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Teams
  • Чат в Microsoft 365 Teams (BF) → IPM.SkypeTeams.Message
  • Уебчат → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.WebChat
  • Дъска → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Whiteboard
  • дума → IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Word

Предложения за консултацииизползвайте условието Tipo и изберете „Дейност на Copilot“. Добавете диапазон от дати или ключови думи, за да го стесните и да запазите релевантността на вашето проучване.

  Beyond Defender: приложения за защита на вашата система

Идентифицирайте уеб заявки, когато използвате Copilot

Ако е активирано уеб търсенето за Copilot, заявките, изпратени до Bing, могат да бъдат локализирани в eDiscoveryЗа да направите това: филтрирайте по дейност на Copilot, изтеглете елемент, отворете го с редактор и намерете WebSearchQueryАко е налично, ще видите точния текст на заявката, изпратен до Microsoft Bing, по-долу.

Стъпка 3: Преглед на резултата от колекцията

Разгледайте извадка от върнати артикули за да потвърдите, че колекцията включва само това, което искате да изтриете. Разчитайте на статистика за най-популярните местоположения да се изброят източниците с резултати и да се подготви този списък за следващата стъпка.

Стъпка 4: Премахване на задържания и правила за съхранение

Преди изчистване премахнете всички задържания или правила за съхранение от целевите пощенски кутии., или системата ще запази данните. Запишете си коя политика премахвате, за да можете да я приложите отново след изтриването.

Стъпка 5: Изтриване на данни с Microsoft Graph

След като всичко е прегледано, вече можете да изтриете данните от Copilot, върнати от колекцията. използвайки Graph Explorer. Процесът се състои от три задачи: получаване на идентификатора на случая, идентификатора на колекцията и извършване на изчистване.

  1. Вземете идентификационния номер на случаяОтидете в Graph Explorer и влезте с акаунт с роля „Търсене и почистване“. Изпълнете GET команда на https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases (не забравяйте да изберете версията на API v1.0). Намерете вашия случай чрез displayName и копирайте неговия идентификатор.
  2. Получете идентификационния номер на колекциятаизпълнява GET to https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches, заместващ {ediscoveryCaseID}Намерете колекцията по displayName и потвърждава неговото contentQueryКопирайте идентификатора за търсене.
  3. Изчистване на данни: изпраща POST до https://graph.microsoft.com/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{ediscoveryCaseID}/searches/{ediscoverySearchID}/purgeDataАко всичко върви добре, ще видите HTTP код, показващ, че заявката е приета.

Можете също да използвате PowerShellНапример, в облака на правителството на САЩ: Connect-MgGraph -Scopes "ediscovery.ReadWrite.All" -Environment USGov и след това Invoke-MgGraphRequest -Method POST -Uri '/v1.0/security/cases/ediscoveryCases/<ediscoverySearchID>/searches/<search ID>/purgeData'.

Стъпка 6: Потвърдете изтриването

След изчистването данните се преместват в скритата папка SubstrateHolds. поне за 1 ден и се изтриват окончателно между 1 и 7 дни по-късно, когато се изпълни заданието с таймер. Няма видимо известие за крайния потребител.

Стъпка 7: Повторно кандидатстване за удържане на данъци

След като потвърдите, че данните са изтрити, приложете отново задържанията и правилата. към засегнатите пощенски кутии, за да се възстанови първоначалното състояние на съответствие.

Полезни видеоклипове и демонстрации

Има кратки видеоклипове, които показват как Copilot ви помага да изследвате и цитирате в Word. (например, такъв с продължителност 59 секунди) и как да намерите точни препратки в Word документи (друг, който е с продължителност 47 секунди), като ви свърже директно с конкретния раздел, от който се нуждаете.

Ако се интересувате от практика, потърсете опциите „Опитайте в Word“ или разгледайте видео галерията на Copilot.Гледането на тези кратки демонстрации е чудесен начин да се вдъхновите от реални случаи на употреба и да ги приложите в ежедневната си работа.

Ключът към намирането на файлове с Copilot в Windows е комбинирането на унифицираното търсене с филтри, бърз достъп и препоръки., като ви помага, когато е необходимо, с качване на файлове за анализ на съдържание, без да го отваряте, Copilot за Excel за изследване на данни и контроли за поверителност, за да решите как се използват вашите разговори. В корпоративна среда eDiscovery и Graph ви дават и контрол за локализиране и изтриване на дейности на Copilot по одитивен и сигурен начин.