Днес вече не е необходимо да разпечатвате, подписвате с химикал и сканирате всеки важен документ. Благодарение на цифрови подписи и електронни сертификатиВъзможно е да защитите и подпишете документи на Microsoft Office (Word, Excel и PowerPoint) сигурно, законно и удобно, директно от вашия компютър.
В това изчерпателно ръководство ще научите подробно и стъпка по стъпка, Как да защитите и подпишете документи на Office с цифрови сертификатиКакви видове подписи съществуват (видими и невидими), как да ги получим или Създайте своя цифров сертификат и как да управлявате подписите, след като бъдат приложени (проверка, премахване или повторно подписване). Целта е, когато приключите с четенето, да можете да боравите с цифрови подписи в Office с пълна увереност.
Какво е цифров подпис и каква е ролята на цифровия сертификат?
За да разберете напълно целия процес, първото нещо е да сте наясно какво точно представлява цифров подпис или цифров идентификаторВ средата на Office, цифровият подпис, цифровият идентификатор и цифровият сертификат често се използват почти взаимозаменяемо, въпреки че всъщност са свързани.
а цифров подпис Това е криптиран електронен печат, вграден в цифрово съдържание, като например документ на Word, работна книга на Excel, презентация на PowerPoint, макрос или дори имейли. Този печат гарантира, че информацията наистина произхожда от подписващия и не е била променяна от подписването ѝ.
За да създадете този цифров подпис, ви е необходим сертификат за цифров подписТози сертификат на практика е доказателство за електронна самоличност: той съдържа информация за това кой сте вие и вашия публичен ключ, което позволява проверка на частния ключ, който използвате за подписване. При изпращане на цифрово подписан документ, сертификатът и публичният ключ се прикачват, за да може получателят да провери автентичността на подписа.
Цифровите сертификати се издават от издаващ сертификата орган (CA)Тази организация действа като вид дигитален нотариус. Тя проверява вашата самоличност, издава сертификата, подписва го, за да гарантира неговата валидност, и следи кои сертификати са изтекли или са били отменени. Сертификатът обикновено има ограничен период на валидност (например една година), след което ще трябва да го подновите или да получите нов.
Гаранции, предлагани от цифровия подпис в документи на Office
Когато подписвате документ на Office с валиден цифров сертификат, получавате няколко много важни гаранции за сигурност които надхвърлят обикновен сканиран подпис, залепен върху документа.
Първото е автентичностЦифровият подпис ви позволява да потвърдите, че лицето или организацията, посочена като подписваща, наистина е тази, която е подписала документа. Това е от решаващо значение при споделяне на професионални документи, договори или правни документи.
Второ, цифровият подпис гарантира целостност на съдържаниетоАко някой промени документа, след като е бил подписан, подписът става невалиден. Office ще покаже, че документът е променен и че подписът вече не може да се счита за надежден. С други думи, можете да сте сигурни, че съдържанието, което виждате, е същото като подписаното.
Трето, то осигурява Не отричам (или не отхвърлям)Това означава, че след като подпишете документ с вашия цифров сертификат, не можете лесно да отречете, че подписът е ваш, тъй като има проверимо доказателство за произхода на подписаното съдържание.
Накрая, в някои специфични сценарии, цифровите подписи с защитен времеви печат Те могат да имат ефект на сертифициране. Ако документът е подписан със сертификат, издаден от признат орган, и е поставен времеви печат от доверен сървър, е налично допълнително доказателство за точния час на подписването.
За да бъдат изпълнени всички тези гаранции, цифровият подпис трябва да отговаря на определени минимални условия: Подписът трябва да е валиденСвързаният сертификат не може да е с изтекъл срок на валидност, лицето, което го подписва, трябва да е надеждно и сертификатът трябва да е издаден от акредитиран сертифициращ орган.
Как да получите или създадете цифров сертификат за подписване в Office
Преди да можете да подпишете документ на Office, трябва да имате текущ и инсталиран цифров сертификат на вашия компютър. Без това изискване няма да можете да завършите цифровия подпис в Word, Excel или PowerPoint.
Най-разпространеният начин за получаване на цифров сертификат е чрез признат сертифициращ орган (CA)Има много издаващи органи, както търговски, така и публични. В Испания например е много често срещано използването на сертификати от FNMT (Национален монетен двор) или други частни и професионални сертифициращи органи. Можете също така да получите сертификати, предназначени за подписване на документи, като например сертификати PersonalSign или сертификати AATL (Adobe Approved Trust List), издадени от специализирани доставчици.
Тези организации ще ви предоставят сертификат, който можете инсталирайте на вашия компютърПроцесът на инсталиране варира в зависимост от операционната система и типа на сертификата (PFX файл, криптографска карта, USB токен и др.), но обикновено включва импортиране на сертификата в личното хранилище за сертификати на системата и задаване, ако е необходимо, на парола за защита на частния ключ.
Ако искате да подписвате документи незабавно и в момента не се интересувате от получаване на сертификат от трета страна, в някои среди можете създайте свой собствен самоподписан цифров сертификатТози тип сертификат е полезен за вътрешно подписване, тестване на функционалността на подписите или споделяне на документи във вашата организация, въпреки че не винаги ще бъде разпознат като напълно надежден от външни трети страни.
В класическите Windows системи, например, сертификатите могат да се управляват от браузъра или от самата система. Често срещан начин за проверка на инсталираните сертификати е да отворите Internet Explorer или мениджърът на сертификатиЗа да получите достъп до сертификатите си, отидете в менюто Инструменти, изберете Интернет опции, отидете в раздела Съдържание и щракнете върху Сертификати. В раздела Лични ще видите сертификатите, свързани с вашия потребителски акаунт.
Във всеки случай, за да подписвате документи на Office, е от съществено значение цифровият сертификат да е валиден. правилно инсталиран и достъпен от потребителския профил, който ще извърши подписването. Ако сертификатът е на USB токен, смарт карта или инсталиран на мобилния телефонЩе трябва да го свържете или отключите и в някои случаи да въвеждате ПИН код всеки път, когато подписвате.
Видове подписи в Office: видими, невидими и редове за подпис
Microsoft Office предлага няколко начина за прилагане на цифрови подписи, които могат да бъдат пригодени към различни нужди. Има видими подписи (с ред за подпис) y невидими подписиМожете също така да работите с редове за подпис, които служат като заместител, който друг човек може да подпише по-късно.
а ред за подпис в Word или Excel Подобно е на реда за подпис в хартиен документ, но с допълнителни функции. Когато вмъквате ред за подпис във файл на Office, можете да посочите кой трябва да подпише, длъжността му, имейл адреса му и да добавите конкретни инструкции за подписващия.
Когато изпратите документа по имейл или го споделите, определеното лице ще го види ред за подпис заедно с известие който ви подканва да подпишете. След завършване на подписването, над реда за подпис се добавя видимо представяне на вашия подпис (текст, ръкописен подпис или изображение) и едновременно с това се вгражда цифровият подпис, който защитава документа.
От друга страна, невидими цифрови подписи Те не оставят видима следа върху съдържанието на документа, но все пак гарантират автентичност, цялост и произход. Те са много полезни, когато не искате да променяте външния вид на документа или когато подписът има по-скоро техническо или вътрешно предназначение.
В документи, които вече са подписани, независимо дали с видим или невидим подпис, Microsoft Office показва Бутон за подписи в долната част на прозореца. Освен това, в изгледа Backstage (раздел „Файл“, секция „Информация“) има секция, където можете да видите подробностите за подписа, състоянието на сертификата и избрания тип ангажимент.
Създаване на ред за подпис в Word или Excel (версия за настолни компютри)
Когато искате да подготвите документ, който вие или някой друг да подпишете, можете вмъкване на ред за подпис в Word или Excel от настолната версия на Microsoft 365 или класическия Office.
Първо, отворете документа на Word или електронната таблица на Excel, върху която ще работите, и поставете курсора на точното място, където искате да се появи редът за подпис. След това, в Вмъкване на раздел От лентата отидете в групата Текст и изберете опцията за добавяне на ред за подпис.
По този начин, диалогов прозорец за конфигуриране на подписТук можете да дефинирате информацията, която ще се показва под този ред. Обикновено ще намерите полета като „предложен подписващ“ (пълно име на лицето, което ще подпише), „предложена позиция на подписващия“, „имейл адрес на подписващия“ и поле за инструкции или бележки.
В полето за инструкции на подписващия можете да напишете ясни инструкции, например: „Преди да подпишете документа, моля, проверете дали цялата информация е вярна.“ или всяко друго известие, което сметнете за необходимо. По този начин лицето, получаващо документа, ще знае какво да провери, преди да завърши подписа си.
Освен това можете да отметнете едно или две допълнителни квадратчета. Едно от тях позволява на подписващия да включи коментари в диалоговия прозорец „Подписване“Например, като се посочи целта на подписа. Другото поле се използва за показване на датата на подписа на самия ред за подпис, така че да има визуален запис на деня, в който е направен.
След като попълните информацията, която сметнете за подходяща, просто натиснете „Приемам“ за Редът за подпис се вмъква в документаАко имате нужда от повече от един подпис (например, няколко отговорни лица или законен представител и техник), просто повторете същия процес толкова пъти, колкото е необходимо.
Подписване на ред за подпис в Word или Excel (версия за настолни компютри)
След като документът вече има един или повече редове за подпис, следващата стъпка е подписващият да попълни цифров подпис на този редТова може да се направи както в Word, така и в Excel, стига да имате инсталиран и достъпен цифров сертификат.
Отворете файла, съдържащ реда за подпис, и поставете курсора върху тази област. Щракнете с десния бутон върху реда за подпис и изберете опцията „Подпис“. Ако файлът се отвори в защитен изглед Тъй като идва например от имейл или интернет, първо ще трябва да кликнете върху „Редактиране въпреки това“, при условие че източникът на файла е надежден.
Когато се опитате да подпишете, ще се отвори прозорец, където можете да изберете как искате да изглежда подписът ви. В полето до X можете Напишете пълното си име Ако искате да се показва като текст в реда за подпис. Това е най-лесният вариант, когато не се притеснявате за точното възпроизвеждане на ръкописния ви подпис.
Ако предпочитате нещо по-скоро като ръкописен подпис, можете да използвате ръкописен запис (например, с дигитална писалка или сензорен екран) и нарисувайте подписа си в съответното поле. Тази алтернатива е доста практична с таблети или устройства със стилус.
Друга възможност е да използвате a сканирано изображение на вашия подписЗа да направите това, изберете опцията „избор на изображение“, намерете файла с изображението, където е запазен вашият подпис (или корпоративен печат, лого и др.), изберете го и потвърдете. Това ще подравни видимото представяне на вашия подпис с реда за подпис.
След като конфигурирате визуалните настройки, проверете дали сертификатът, който ще използвате, се показва правилно в прозореца за подписване. Ако не е правилният, можете да го промените, за да изберете друг сертификат от инсталираните. След като всичко е наред, щракнете върху ЗнакОт този момент нататък документът ще бъде цифрово подписан и бутонът „Подписи“ ще се появи в долната част.
Подписване на документи на Office с видим подпис: практически пример
Във версии като Office 2010, 2013 и по-нови, процесът на подписване с видим подпис е много подобен. Първо, отваряте документа, който искате да подпишете, и поставяте курсора в място, където трябва да се покаже подписътСлед това отидете на раздела „Вмъкване“ и кликнете върху „Ред за подпис“.
Office ще покаже малък прозорец, където можете да попълните информацията за подписващия и други предложени полета. Въпреки че тези полета не са задължителни, те са полезни за посочване кой трябва да подпише документа или за добавяне на инструкции. Когато сте готови, щракнете върху OK и ще видите поле за подпис, което се появява в документа.
В този момент можете да изберете да Запазете документа и го изпратете на някой друг Можете или да помолите някой друг да го подпише, или да продължите процеса на подписване сами. Ако подписвате сами, щракнете двукратно върху полето за подпис. В долната част на прозореца за подпис проверете дали полетата „Подпис като“ и „Издаден от“ показват правилния сертификат.
Ако е необходимо да промените сертификата, щракнете върху съответния бутон, за да изберете друг сертификат за подпис. След като сте сигурни, че сте избрали правилния сертификат, можете да въведете името си или да вмъкнете изображение, което да се показва в реда за подпис. Когато сте готови, щракнете върху ЗнакАко не сте го запазвали преди, Office ще ви помоли да го направите; и ако вашият сертификат има силна защита с личен ключ, може да бъдете помолени да въведете свързаната с него парола или ПИН код.
След като процесът приключи и документът бъде запазен, той се счита за цифрово подписан. Всяка последваща промяна в документа ще направи подписа невалиден.Ето защо е важно внимателно да прегледате съдържанието, преди да го подпишете.
Добавете невидим цифров подпис в Word, Excel или PowerPoint.
В много случаи не се интересувате от показване на видим подпис върху документа, а просто защитете съдържанието с невидим цифров подписТази опция е налична в Word, Excel и PowerPoint и предлага същото ниво на криптографска сигурност като видимия подпис.
За да добавите невидим цифров подпис, отворете документа, електронната таблица или презентацията, която искате да подпишете. След това щракнете върху Раздел Файл За да влезете в изгледа Backstage, уверете се, че сте в секцията Информация.
На този екран ще видите бутон, наречен „Защити документ“ (в Excel се показва като „Защити работна книга“, а в PowerPoint като „Защити презентация“, в зависимост от версията). Щракнете върху него и изберете опцията за Добавете цифров подписOffice ще покаже информационно съобщение, обясняващо, че ще приложите цифров подпис към файла; прочетете го и потвърдете, обикновено като щракнете върху OK или Да.
The Диалогов прозорец за подписванеВ него трябва да изберете вида на ангажимента (например, ако одобрявате съдържанието, удостоверявате авторство и др.) и да напишете причината или целта на подписа в съответното текстово поле.
В този момент, ако имате инсталирани един или повече сертификати, Office ще ви покаже сертификата, който ще се използва за подписване на документа. Можете промяна на сертификата Ако е необходимо, например, ако имате личен сертификат и корпоративен сертификат и искате да използвате конкретен. След като изберете подходящата опция, щракнете върху Подписване.
След подписването, документът ще показва Бутон за подписи в долната част Освен това, той ще бъде маркиран като „Подписан документ“ в секцията „Разрешения“ на изгледа „Информация“. След това файлът ще бъде направен само за четене, за да се предотвратят последващи промени, които биха могли да компрометират целостта на съдържанието.
Подписване на Word документи с цифров сертификат стъпка по стъпка
Ако основният ви случай на употреба е подписване на Word документи (напр. договори, отчети или сертификати), общата процедура с инсталиран цифров сертификат е сравнително интуитивна. Първо, трябва да се уверите, че Имате валиден цифров сертификат издаден от призната организация (като FNMT или друг CA).
След като сертификатът е инсталиран на компютъра ви, отворете Word документа, който искате да подпишете. Добре е предварително да запазите копие. копие на оригиналния неподписан документ, в случай че трябва да се върнете назад или да запазите чиста версия на съдържанието.
След като отворите файла, отворете опцията за цифров подпис. В зависимост от вашата версия на Word, тя може да е в различни раздели, но в по-новите версии ще я намерите в раздела „Преглед“ или чрез „Файл“ > „Информация“ > „Защита на документа“. Изберете опцията за Подписване на документ или добавяне на цифров подпис за да стартирате процеса.
Следващата стъпка е да изберете сертификата, който ще използвате за подписване. Word ще покаже списък със сертификатите, налични на вашия компютър, които могат да включват лични, корпоративни или други сертификати. Изберете конкретния сертификат, който искате да използвате за този подпис и потвърждава избора.
След това системата ще ви помоли да въведете вашия цифров подпис. Ако работите с видим ред за подпис, ще можете изберете къде да се показва подписът в документа и в какъв формат (текст, изображение или ръкописен). Ако подписът е невидим, просто ще попълните диалоговия прозорец за подпис и документът ще бъде подписан без никакви визуални промени в съдържанието.
Когато приключите, запазете подписания файл на сигурно място: това може да бъде на вашия собствен компютър, корпоративно мрежово устройство или услуга за съхранение в облак, като винаги осигурявате сигурност на достъпа. Това е препоръчително. поддържайте резервно копие на подписания документ, в случай че някога се наложи да докажете неговата цялост.
След подписване е много полезно да проверите дали всичко е правилно. За да направите това, отворете документа в Word и се върнете към опциите за информация или управление на подписи. Програмата ще ви покаже дали подписът е валиден, дали сертификатът е актуален и дали файлът е бил променян, откакто е бил подписан. По този начин можете Проверете състоянието на цифровия подпис с един поглед.
Премахване на видими и невидими цифрови подписи в Office
Понякога ще попаднете на документи, които вече са подписани и ще ви трябват премахнете цифровия подписНапример, за да коригирате грешка в съдържанието и да подпишете отново по-късно или защото лицето, което е подписало, не е правилното лице.
Ако документът на Word или таблицата на Excel съдържа видим подпис на ред за подписПроцесът е прост. Отворете файла, щракнете с десния бутон върху реда за подпис, който искате да премахнете, и изберете „Премахване на подпис“. Програмата ще поиска потвърждение; след потвърждение подписът ще изчезне и състоянието на сигурност на документа ще се промени.
В случай на невидими цифрови подписи В Word, Excel или PowerPoint този процес се управлява от раздела „Файл“. Отворете документа, отидете на „Файл“ и след това на секцията „Информация“. Там ще видите панела „Подписи“ или известие, че документът е подписан. Щракнете в областта, която се отнася до подписите, за да се покаже страничният панел със списъка с подписи, свързани с файла.
На този панел, до всеки подпис, обикновено се появява падаща стрелка с различни опции. Разгънете опциите за подписа, който искате да премахнете, и изберете Премахване на подпис. Office отново ще поиска потвърждение; щракването върху „Да“ ще премахне този цифров подпис. Ако документът е имал няколко подписа, само избраният ще бъде премахнат, а останалите ще останат.
Имайте предвид, че след като изтриете подпис, документът ще загуби своята защита на целостта, свързана с този подписАко ще продължите да работите върху файла и е необходимо той да бъде защитен отново, ще трябва да го подпишете отново, когато приключите с промените.
Използване на сертификати и подписи в екосистемата на Microsoft 365
В допълнение към чисто локалните опции в Word, Excel или PowerPoint, пакетът Microsoft 365 предлага инструменти за защита на имейл съобщения и друго съдържание чрез цифрови идентификатори. Например, в Outlook е възможно да се защитят съобщенията с цифров идентификатор, да се подписват имейли и да се криптира комуникацията със S/MIME сертификати или други механизми за сигурност.
Цифровите подписи за документи на Office, особено когато се използват със сертификати, издадени от признати органи, и надеждни времеви печати, стават все по-интегрирани в електронни работни процеси на компании, администрации и професионални сдруженияЧесто срещано е много организации да издават свои собствени вътрешни сертификати или да работят със сътрудничещи си органи, за да гарантират правната валидност на подписите.
Също така е често срещано да се намери подкрепяща документация, PDF ръководства и видео уроци, които обясняват стъпка по стъпка как се извършват тези подписи, както за тези, които редовно подписват договори и правни документи, така и за потребители, които просто трябва да подпишат отчет или еднократен сертификат. В крайна сметка, важното е да се разбере ясно процесът. вземете сертификат, инсталирайте го, подпишете го правилно и проверете резултата..
Комбинацията от цифрови сертификати, видими и невидими подписи, защита на документи и управление на разрешенията прави Office много мощен инструмент за гарантиране на автентичността и целостта на съдържанието, както на индивидуално ниво, така и в корпоративна среда, при условие че се спазват добри практики за сигурност и сертификатите се актуализират.
Притежаването на валиден цифров сертификат, знанието как да го вмъкнете в работния процес на Word, Excel и PowerPoint, овладяването на създаването на редове за подпис, прилагането на видими или невидими подписи и управлението на съществуващи подписи ви позволява да работите с електронни документи по... сигурно, проследимо и напълно проверимоизбягване на ненужно печатане и предоставяне на правни и технически гаранции на всяка стъпка.